Електронний архів «Е-Архів» CleverForms — це високоефективна система зберігання документів з чіткою структурною організацією, створена з метою забезпечення ефективного та надійного зберігання електронних документів відповідно до вимог законодавства України про архівну справу. Ця система дозволяє ефективно управляти та зберігати великий обсяг документації, забезпечуючи її цілісність та доступність протягом тривалого періоду часу. Завдяки своїй структурованості та розумним механізмам організації, Е-Архів спрощує пошук, перегляд та збереження документів, забезпечуючи ефективну роботу з ними для користувачів.
Е-Архів був розроблений на базі програмної платформи CleverForms та став основою для створення «Інформаційної системи «Електронний архів НБУ» для Національного банку України, яка наразі успішно впроваджена та запущена в промислову експлуатацію в Національному банку України. Реалізація проекту «Електронний архів НБУ» на основі системи CleverForms стала важливим кроком в сфері зберігання та обробки електронних документів для Національного банку України. Це дозволяє банку ефективно управляти своїми архівними процесами, забезпечуючи дотримання вимог законодавства та збереження цінної інформації в безпечному середовищі.
Електронний архів «Е-Архів» вирішує ряд завдань
- Забезпечення виконання вимог законодавства щодо архівування електронних документів тривалого зберігання.
- Гарантоване збереження електронних документів протягом необхідних строків.
- Ефективне каталогування та збереження оцифрованих паперових документів.
- Розмежування та контроль прав доступу до електронних документів.
- Забезпечення цілісності та недоступності електронних документів для незаконного втручання або змін.
- Інтеграція з існуючими системами управління документами для спрощення робочого процесу.
Можливості Е-Архів
Модуль використовується для автоматизації процесів підприємства, пов’язаних з введенням, обліком, зберіганням і доступом до документації в електронному вигляді. Таким чином, Е-Архів забезпечує:
Кому підійде модуль Е-Архів
Переваги модуля Е-Архів
Модуль Е-Архів спрощує управління документами, враховуючи різні вимоги щодо зберігання, завдяки єдиному інтерфейсу. Це усуває необхідність використання додаткових інструментів і значно знижує витрати організацій будь-якого розміру. Завдяки зручності, консолідації, спрощеному пошуку, доступному резервному копіюванню, оптимізації ресурсів та захисту інформації, модуль Е-Архів надає ефективне рішення для успішного управління документами.
- Зручність: Робота з електронними копіями документів набагато спрощується. Їх легко друкувати, поширювати, копіювати, а також використовувати інформацію з них в інших документах.
- Консолідація: Модуль консолідує та зберігає документи з різних джерел в одному централізованому сховищі. Він охоплює внутрішні системи, сервіси обміну документами, цифрові копії паперових документів та інше.
- Збереження інформації: Модуль Е-Архів забезпечує надійне збереження та захист важливої інформації. Встановлення прав доступу та контроль конфіденційності забезпечують високий рівень безпеки даних.
- Спрощений пошук: Електронний архів документів забезпечує швидкий та простий пошук потрібної інформації. За допомогою конкретних критеріїв і атрибутів, документи можна знайти всього за кілька хвилин.
- Автоматизація робочих процесів: Модуль Е-Архів надає можливість автоматизувати рутинні процеси, що забезпечує ефективніше використання робочого часу та поліпшення продуктивності організації.
- Доступне резервне копіювання: Електронний архів гарантує цілісність та безпеку інформації, навіть у надзвичайних ситуаціях. Резервне копіювання електронного архіву є більш економічно вигідним порівняно з традиційними резервними копіями паперових документів.
- Оптимізація ресурсів: Автоматизація процесів, пов’язаних з введенням, управлінням, зберіганням та доступом до документів у електронному форматі, дозволяє значно зекономити робочий час співробітників та підвищити продуктивність.
- Безпека інформації: Модуль надає можливість налаштування прав доступу користувачів, моніторингу та реєстрації дій в системі. Також підтримується підпис документів різними типами цифрових підписів, в тому числі КЕП, та використання ZIP-контейнера (ASiC). Є практично необмежена місткість для зберігання даних, обмежена лише апаратними можливостями клієнта.
5 кроків для підключення модуля Електронний архів - «Е-Архів»
Як розпочати роботу в Е-Архів
Презентація модуля Е-Архів
Презентація функціоналу та принципу роботи модуля Замовнику.
Отримання ТЗ від Замовника
Укладення договору на основі ТЗ. Визначення термінів виконання.
Модифікація, інтеграція, тестування продукту
Модифікація модуля на основі ТЗ, інтеграція з існуючими ПЗ, тестування.
Навчання персоналу Замовника
Створення інструкцій і навчання персоналу Замовника роботі в модулі.
Впровадження та технічна підтримка
Впровадження в промислову експлуатацію, технічна підтримка.
